Als je start met procesverbetering, dan heb je vaak een hele lijst vol met verbeterpunten en acties. Dat kan, zeker in het begin, één hele grote ongeordende lijst zijn. Dan de volgende vraag hoe begin je eraan? Wat geef je prioriteit?
Procesverbetering: bewaak je prioriteit!
Je bent niet de enige die worstelt met het geven van prioriteit aan de verschillende procesoptimalisaties. Door slim de prioriteit voor de verschillende activiteiten te kiezen, kunnen we zo veel mogelijk van onze tijd en kansen te benutten. Echter, door slecht te kiezen, kunnen we ons verliezen in projecten die meer tijd kosten dan ooit zullen opleveren.
Hoe kun je verbeterwensen prioriteren
Bij het prioriteren van procesoptimalisatie kan een “Prioriteitenmatrix” heel nuttig kan zijn. Je gebruikt dit eenvoudige diagram om organisaties duidelijk te maken dat je echt kunt kiezen met welke activiteiten je zou moeten starten en welke prima nog even kunnen blijven liggen. Het helpt je aan een betere focus en zorgt er voor dat je tijdvreters vermijd.
Prioriteitenmatrix
De matrix is in 4 kwadranten verdeeld met op de Y-as (van boven naar beneden) ‘impact’ en op de X-as ‘inspanning/tijd’. Bedenk dus bij ieder punt hoe groot de inspanning is vs de impact op de totaal gewenste verandering.
De prioriteitenmatrix is te vullen op een brown paper d.m.v. het plakken van geeltjes in het juiste kwadrant. Vanzelfsprekend betrek je het gehele team bij een dergelijke sessie.
Quickwin | Project | Tijd over? | Laagste prio |
| Hoogste prio Deze hebben de grootste bijdrage als verbetering en kosten relatief weinig van je tijd om dit te realiseren. | Grote bijdrage Deze hebben een doorlooptijd van meer dan 6 maanden en veel inspanning vragen van de organisatie. | Niet direct Deze zijn ideaal als de tijd zich er voor leent. Ze kosten nl niet veel tijd en leveren ook niet heel veel op. | Veel energie Kosten veel tijd en energie. Leveren een minder grote bijdrage aan de verbetering van de organisatie. |
Mocht het niet mogelijk zijn om fysiek bij elkaar te komen, dan is er een handig excel ‘prioriteitenmatrix’ beschikbaar. Stuur even een mail naar info@roaldvanderheide.nl en je ontvangst een invulsjabloon van prioriteiten in excel.
Bedenken wat slimmer/beter/klantgerichter kan is 1, maar realiseren is 2. Gebruik de prioriteitenmatrix om te bepalen waar je start. Én start! Mocht je er niet uitkomen, ik help je graag!
