Een ERP selectie en/of implementatie begint, zoals iedere verbetering, bij bewustwording. Zijn mensen zich niet bewust van hun gedrag, hun prestatie, hun invloed, hun rol, vergeet het dan maar. Leg het waarom uit! Daarnaast moet de te bereiken doelstelling worden vastgelegd en bepaald. Deze doelstelling kan voortkomen uit knelpunten of uit een groeiwens, uit het oogpunt van kostenbenadering of bijvoorbeeld uit het verhogen van betrouwbaarheid.

Het bepalen van de scope heeft te maken met het afbakenen – welke (deel)processen van het bedrijf worden betrokken bij de ERP implementatie?

Het huidige proces wordt vastgelegd in stroomschema’s en procesbeschrijvingen. Dit dienst als uitgangspunt – dit is de basis die geautomatiseerd moet worden. Dit document heet de ‘Blauwdruk’ (procesbeschrijving, taken en verantwoordelijkheden).

Vanuit de huidige structuur, systeem en proces (stap 3) worden ‘bedrijfseisen en gebruikerswensen’ gericht op de toekomst opgesteld. Deze zijn van belang om te kunnen bepalen welke ERP systemen in aanmerking komen voor het selectieproces. Hierbij wordt stap 1 zeker meegenomen!

Op basis van de voorgaande stappen worden een aantal pakketten en/of leveranciers benaderd. Na een korte selectie blijven er minimaal 2 en maximaal 4 ERP systemen over.

In deze fase presenteren leveranciers zichzelf en hun ERP systemen aan het projectteam. Zij doen dit aan de hand van een door de opdrachtgever opgestelde business case. De leverancier wordt beoordeeld door het invullen van een scorecard. Naast deze workshops worden er referentie bezoeken gedaan. Er wordt een principekeuze gemaakt voor 1 ERP pakket.

Met de voorkeursleverancier worden afspraken gemaakt over de implementatie. Er wordt een prijs afgesproken, maar ook een projectplanning opgesteld. Wees er zeker van dat de relatie met de leverancier goed is en blijft. Ga voor een partner! Indien de contracten getekend zijn, vier het succes!