Hoe start je een project goed op?
Simpel, door gebruik van de Project Canvas. Ere wie ere toekomt, het boek ‘Project Canvas’ (zie link) van Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak, heeft mij geleerd hoe je een project goed begint. Mijn eigen toegevoegde waarde is de combinatie met de formule voor verandering C = A x B x D > X (David Gleicher).
Project Canvas
Het Canvas zorgt ervoor dat je heel bewust en heel volledig en heel grondig de voorbereiding treft voor een project. Het beste kun je dat doen met een team van mensen, waaronder de projectleider, de opdrachtgever, een aantal stakeholders en projectleden.
De leukste vorm om dit te doen is in een gezamenlijke sessie met een groot leeg canvas op A0 formaat. En dan natuurlijk met de post-its die je toch nog hebt voor de komende brownpapersessie (lees meer). Volgens de schrijvers van het boek maakt het niet zoveel uit waar je start, maar ik geef toch wel de voorkeur aan een vaste volgorde. Deze volgorde zorgt namelijk voor de meeste logica in het denkproces.
Kernvragen
Binnen het canvas worden een 5-tal kernvragen beantwoord:
| Kernvragen binnen het Project canvas | |
| Wat? | Achtergrond, Probleem/Uitdaging, Doelen, Resultaat, Afbakening |
| Wie? | Opdrachtgever, Belanghebbenden, Projectteam |
| Hoe? | Aanpak, Risico’s, Afhankelijkheden |
| Waarbinnen? | Randvoorwaarden, Kwaliteit |
| Waarmee? | Tijd, Geld |
Deelvragen
De antwoorden op de volgende vragen worden door de deelnemers op post-its geschreven en in het desbetreffende vak op de A0 geplakt.
WAT?
-
Achtergrond – de achtergrond bestaat uit de feiten, de kenmerken van de situatie die het startpunt vormen voor een project. Wat is de uitgangssituatie, het vertrekpunt, de huidige situatie.
-
Probleem/uitdaging – beschrijft de ongewenste situatie of het wenkende vooruitzicht. Wat is het probleem – waar zit de pijn? Wat is de frustratie over de huidige situatie (A).
-
Doelen: beschrijf de gewenste situatie
Een doel is een gewenste situatie in de toekomst. Het formuleren van doelen geeft inzicht in de vraag waarom aan het project begonnen wordt, wat er te zijner tijd mede dankzij het projectresultaat veranderd is. De aanlokkelijkheid van de toekomst (B).
- Resultaat – Wat wordt er opgeleverd en hoe draagt dat bij aan het behalen van het doel. Tastbaar.
- Afbakening – Wat wordt er niet opgeleverd – welk resultaat levert het project niet. Wat is out-of-scope.
WIE
- Opdrachtgever – wie is de eigenaar. Wie zit met een probleem dat opgelost moet worden. Wiens doelstelling moet gerealiseerd worden met het projectresultaat?
- Belanghebbenden – Stakeholders: let op hun invloed en de mate waarin ze gebruik maken van het resultaat.
- Projectteam – bepaal welke projectleider (verantwoordelijk resultaat en teamvorming) en welke teamleden zorgen voor resultaat (inhoud – competentie – samenwerking – tijd).
HOE
- Aanpak – PRINCE2/Scrum/Agile/waterval. De praktische stappen naar het resultaat (D).
- Risico’s – Wat kan er mis gaan in het project, hoe groot is de kans dat dit gebeurt en wat is dan het effect.
- Afhankelijkheden – Is er een afhankelijkheid met andere projecten?
WAARBINNEN?
- Randvoorwaarden – niet beïnvloedbare factoren waaraan je je wel moet confirmeren.
- Kwaliteit – afgesproken eisen waar het projectresultaat aan moet voldoen. Deze eisen zijn veelal afkomstig van de klant of van de opdrachtgever.
WAARMEE?
- Tijd – Eis of wens over eindtijd (deel)project.
- Geld – Eis of wens over de opbrengsten en kosten van het project.
Na het invullen van de Project Canvas is er niet alleen veel duidelijk over het project, maar is er een gedeeld beeld bij opdrachtgever, projectteam en stakeholders. Een prima basis voor een projectplan!
Let in het project canvas goed op de A, B en D – deze voorspellen het succes van de verandering!
