Hoe implementeer je ERP?

Succesvol ERP implementeren? Een ERP implementatie is een succes, als alle gebruikers er naar tevredenheid mee werken, als het alle processen ondersteunt, als informatie goed en eenduidig is vastgelegd en als de lange termijnvisie gewaarborgd is. Een ERP project is een succes als bovenstaand is bereikt binnen tijd en binnen budget.

ERP software is duur, implementatiekosten zijn hoog en ERP projecten lopen helaas niet altijd volgens plan. Een ERP implementatie is een organisatieverandering waarbij de mens de kritieke succesfactor is.

Stappen succesvol ERP implementeren

ERP implementatie vergt een aantal bewuste volgordelijke stappen. Naast het uitvoeren van de stappen is het van belang dat deze genomen worden met behulp van zoveel mogelijk medewerkers. Dit om het draagvlak zoveel mogelijk vanaf het begin te creëren. Een ERP implementatie moet een gedragen oplossing zijn. Aan een succesvolle implementatie zijn voorwaarden verbonden:

Voorwaarde 1 – Waarom ERP implementeren?

Waarom? Het is de vraag die we als kind het meeste stellen. Dat doen – of eigenlijk deden – we met een reden. Het beantwoorden van de ‘waarom vraag’ laat je leren (kweekt begrip) en geeft je richting. Laat de vraag nog maar eens op je inwerken. Waarom wil je eigenlijk ERP implementeren? Welk probleem wil je er mee oplossen? Bij alle grote verandertrajecten is voldoende draagvlak bij de mensen binnen de organisatie cruciaal. En zoals ik al eerder schreef geloof ik dat de mens de kritieke succesfactor is. Leg bij de ‘waarom vraag’ trouwens ook altijd de connectie naar de klant: je reden van bestaan.

De ‘waarom vraag’ niet stellen binnen je organisatie betekent ook automatisch dat er geen breed geaccepteerde visie zal zijn voor de reden van de verandering. Waarom zullen je achter jou aan gaan marcheren als je zelf niet eens weet waarom je die kant op loopt? Niet weten waarom je iets doet, geeft geen richting. En geen richting hebben is gelijk aan stuurloos zijn. En daarmee is de kans heel groot dat je project op de klippen loopt. Zodat je jezelf terug kan vinden bij de schokkende cijfers waar we dit blog mee begonnen.

Dus ga even terug naar je kindertijd. En stel die belangrijke vraag. Waarom?

Voorwaarde 2 – De onderschatting van ERP implementeren

Onderschatting is iets menselijks. Maar ook iets heel gevaarlijks. Die stoere jongen met die spierballen die denkt dat hij dat kleine ventje met die bril wel even kan pakken. En er dan – als hij in de knoop op de grond ligt – achter komt dat dat kleine ventje zwarte band Judo, Karate én Aikido is. Het implementeren van een ERP systeem is niet alleen een ‘IT foefje’. Het is een kleine jongen met een bril die vastberaden is om je in de knoop te leggen en dan weg te wandelen.

Een ERP implementatie is een ‘full blown’ organisatiewijziging met een enorme impact op de medewerkers in álle lagen van de organisatie. Mensen op de werkvloer verliezen hun vertrouwde processen en moeten noodgedwongen hun werkwijze aanpassen. Managers verliezen hun grip op de processen en het zicht op de resultaten omdat de managementrapportage helemaal opnieuw opgezet zal moeten worden.

Vervelend! En ook iets waar ze eigenlijk helemaal geen tijd voor hebben. Want ze hebben allemaal een bedrijf te runnen. Daarom hebben ze – begrijpelijk – vaak ook de neiging om de dagelijkse operatie voorrang te geven. Het implementatieproject – wat ze stoort in hun dagelijkse operatie – komt op de tweede plek. En dan zie je je als projectmanager opeens tegenover die kleine jongen met die bril staan.

Gelukkig ben ik zelf zwarte band ‘ERP implementeren’. Een vechtsport waarbij de mens centraal staat en vaardigheid, daadkracht in harmonie samen komen om samen tot een oplossing te komen.

Voorwaarde 3 – Automatiseer structuur in uw organisatie

Zo, zet dat maar op een tegel. Want het is waar. Alleen structuur is te verbeteren door middel van ERP implementeren. Chaos niet. Daarom, voordat je gaat implementeren: verzeker jezelf er eerst van dat de organisatie ‘staat’ zoals hij moet staan. Stel jezelf de volgende vragen: Zijn de taken en verantwoordelijkheden van alle medewerkers duidelijk? Zijn de processen vastgelegd in werkinstructies? Zijn beide ook bekend bij iedereen in de organisatie?

Neem hierbij geen genoegen met een mondeling ‘ja’ of ‘waarschijnlijk wel’ maar doordring de mensen in de organisatie van het belang hiervan. Laat ze desnoods je tegeltje zien en hang het op alle muren van de organisatie.

Rol dan de dobbelstenen, ga langs ‘start’ en loop direct door naar voorwaarde 4. Die is ‘Stick to the plan’. Daarover in mijn volgende blog meer. Net als over voorwaarde 5 ‘Uw medewerker’.

Voorwaarde 4 – Stick to the plan

‘I love it when a plan comes together.’ Als het goed is heeft u veel tijd gestoken in het maken van een goed plan. Toch? U heeft een beschrijving gemaakt van de specifieke ERP behoefte met daarbij een bepaalde doelstelling, een bijbehorend budget en een duidelijke afbakening. Dit heeft zich weer vertaald in een projectplan met mijlpalen, deelprojecten, fasering en tijdlijnen. Dit plan moet het uitgangspunt zijn. Het is het anker wat je uit gooit waardoor het schip nooit wegdrijft door de onderstromen. Want – geloof me – onderstromen zullen er zijn.

Een van die gevaarlijke onderstromen is de factor ‘tijd’. Uit ervaring weet ik dat het tempo van implementaties vaak wordt overschat. Zonder dat u het beseft drijft u weg van een succesvolle ERP implementatie. U bent druk aan het werk en steekt uw hoofd eens boven de railing uit. Tot uw schrik en verbazing lijkt die veilige haven opeens wel heel ver weg. U bent stilletjes weg gedreven terwijl het water zo rustig leek. Het zorgt voor onnodige en ongezonde stress. Dit leidt weer tot haastige inhaalacties en – zeer waarschijnlijk – tot het maken van fouten. Gooi daarom een anker uit en houd uw schip op de juist plek. Houd je aan je plan!

Voorwaarde 5 – Zet uw medewerker op een voetstuk

Uw medewerkers staan bij u toch al op een voetstuk? Zo niet, dan zou ik dat maar snel doen! Zij zijn namelijk het allerbelangrijkste in uw organisatie. Het fundament. En natuurlijk zijn zij ook de sleutel tot een succesvolle ERP implementatie.

Geef ze eigenaarschap en maak ze onderdeel van uw plannen en ambities. Maak gebruik van hun kennis. Want, geloof me: ook zij willen uw organisatie nóg beter maken. Zij kennen de processen, informatiestromen én knelpunten binnen uw organisatie als geen ander. Zij zijn ook degenen die met het nieuwe ERP systeem uw visie moeten gaan vertalen naar processen.

Neem uw medewerkers daarom mee vanaf het prille begin. In feite al vanaf de ‘waarom vraag’ (zie voorwaarde 1). Laat ze deze vraag – samen met u – beantwoorden. Want ERP implementeren doe je met z’n allen!

Voorwaarde 6 – Communiceer over de voortgang

‘Pappa, is het nog ver?’ zegt een klein stemmetje vanaf de achterbank van de auto. Je bent net een half uur geleden vertrokken vanaf huis nadat je de auto had volgeladen voor een trip naar Zuid Frankrijk. Met dus nog minimaal veertien uur rijden voor de boeg. Voordat je antwoord geeft denk je even goed na. Je hebt de neiging om te zeggen: ‘Schat, we zijn nét vertrokken en moeten nog de hele dag in de auto zitten. En morgen ook!’ Maar ja, dat wil de kleine niet horen en zal niet bevorderlijk zijn voor de sfeer onderweg. Daarom zeg je: ‘We gaan naar een hele mooie plek. Het is er lekker weer. Je kan er zwemmen en kan er allerlei leuke dingen doen. Daarvoor moeten we wel even in de auto zitten. En dat zal best nog even duren. Al zijn we al bijna in België. Zullen we een spelletje doen en alle Belgische auto’s die we zien tellen?’ ‘JEEEEJ, LEUK!’ hoor je vanaf de achterbank.

Pfoeh….voor nu lijkt het te werken.

Bovenstaande anekdote zal voor veel mensen herkenbaar zijn. Dan wel als kind op de achterbank. Dan wel als ouder achter het stuur. We willen allemaal op de hoogte blijven van de voortgang van de reis. En als dat nog lang duurt dan is het zaak dat we gewoon de voordelen van de eindbestemming voor ogen blijven houden en vooral de reis zélf zo leuk mogelijk maken. Natuurlijk geldt dat ook voor een reis als die van een ERP implementatie. Houd betrokkenen dus altijd op de hoogte van de voortgang. Benoem vooral de positieve veranderingen. Vier de tussentijdse successen. Laat de betrokkenen genieten van de reis zélf.

Voorwaarde 7 – ERP is geen IT

Het ziet er uit als IT, ruikt naar IT en smaakt naar IT. Dan zal het wel IT zijn, toch? Dus laten we het nieuwe ERP pakket ook lekker door de IT afdeling implementeren. Hoppá, over de schutting ermee. We horen het wel als het klaar is. Fout! Een ERP systeem is veel meer dan alleen het ijzer en de software implementatie. Het is geen IT foefje. Het is – naast de medewerkers – hét belangrijkste hulpmiddel binnen de hele organisatie. Ga er dan ook zo mee om. Het is de ultieme gereedschapskist waar de business continu allerlei belangrijke gereedschappen uit kan halen. Het is het smeermiddel tussen de processen. Haal het weg en de raderen van je organisatie lopen onherroepelijk vast.

De tijd dat er een aparte IT afdeling was die zich volledig afzijdig hield van de rest van de organisatie ligt gelukkig ver achter ons. Op ICT opleidingen is bedrijfskundige kennis tegenwoordig net zo belangrijk als pure technische kennis. Leg de druk van een ERP implementatie daarom nooit alleen bij IT maar vooral bij de Business. Leg daar ook de verantwoording voor het slagen van het implementatieproject.

Voorwaarde 8 – Kies de juiste ERP leverancier

Logisch toch? Zou je zeggen? Toch blijkt het heel vaak fout te gaan. Vergelijk het maar met het vinden van een levenspartner. Je kán daarbij natuurlijk 100% op het uiterlijk van iemand af gaan. En de eventuele status. Veel wijzer is het om op je gevoel af te gaan en de klik die je met iemand hebt. Begrijpt de persoon jou ook?

Dat geldt zeker voor de keuze van de juiste ERP leverancier. Want ook daar ga je een belangrijke, intieme verbintenis mee aan. Waarom zou je dan alleen op een ‘grote naam’ af gaan? Ga in plaats daarvan vooral uit van je gevoel. Heb je een klik met de leverancier? Begrijpen zij je business? Wat vind je van de projectaanpak die ze hanteren?

Daarbij ligt er natuurlijk ook een stuk verantwoording bij jezelf. Want om ervoor te zorgen dat zij jou goed begrijpen moet je zelf goed uit kunnen leggen wat je doet, waarom je dat doet en wat je precies wilt. Praat daarbij trouwens nooit over wat het ERP systeem technisch allemaal moet kunnen. Draai het om en vertel wat je met het ERP systeem wilt.

Voorwaarde 9 – Bespaar niet op testen en trainen

Bij het ontwikkelen van software is testen een enórm belangrijk onderdeel van het proces. Het wordt echt gezien als een aparte discipline die belangrijk is voor het beter functioneren van de software. Het wordt beschouwd als iets waarvan het eindproduct écht beter wordt.

Hoe anders is dat bij de implementatie van een ERP systeem. Om de een of andere reden wordt het testen dan altijd een beetje als ‘iets vervelends’ beschouwd. Iets waar ook op kan worden bespaard. Wat zelfs kan worden overgeslagen. Fout! Zie het als de kans om de risico’s op fouten te verminderen en het eindresultaat nóg beter te maken. Sla die belangrijke stap nooit over en geef het de aandacht die het verdient.

Ook het adequaat trainen van medewerkers is iets wat vaak onder tijdsdruk komt te staan. Zonde! En niet slim. Want een goed getrainde medewerker gebruikt veel meer van de aanwezige functionaliteit van het pakket en is veel sneller productief. En zeg nu zelf: wie leest die handleiding nu echt helemaal van kaft tot kaft? Zorg voor goede training en zie direct het effect.

Voorwaarde 10 – Besteed de projectleiding uit

ERP implementeren trekt een behoorlijke wissel op je organisatie. Ik vergeleek het in een eerder blog al eens met een harttransplantatie. Je eigen mensen hebben het er zwaar genoeg mee. Belast een van je leidinggevende ook niet nog eens met de rol van projectleider. Daarvoor zijn heel andere vaardigheden nodig dan voor de rol van leidinggevende. Huur een externe expert in voor wie dit dagelijkse kost is. Iemand die de energie en vaardigheden heeft om snel tot een succesvolle implementatie te komen. Iemand die het wereldje kent en die uw belangen behartigt, ook in de ‘strijd’ met de projectleider van de leverancier.