Proces verbetering: zo voorspel je of verandering succesvol wordt
Ik maak het vaak mee: binnen de organisatie heerst onvrede en onmacht. Onvrede over processen (of niet gerealiseerde proces verbetering), systemen, werkwijzen… Onmacht omdat men niet weet hoe het tij te keren. Tel daarbij op dat mensen per definitie niet van veranderen houden – zeker niet als het hen wordt opgelegd.
Zo heb je alle ingrediënten om te twijfelen of een veranderproces wel blijvende verbetering oplevert. En die twijfel is terecht. Veranderprocessen (ik noem het liever proces verbetering) kosten veel energie, tijd en geld met als doel dat het vervolgens nog veel meer energie, tijd en geld gaat opleveren. Ik kan daar geen garanties voor geven, ik kan wél voorspellen of de proces verbetering alle ingrediënten heeft om succesvol te worden. Dat doe ik met een eenvoudige formule, die jij ook kunt gebruiken!
Gleicher- formule voor organisatieverandering (én proces verbetering)
Eerlijk is eerlijk, deze formule heb ik niet zelf bedacht. Hij is gemaakt door David Gleicher in de jaren 60, verfijnd door Kathie Dannemiller in 1980 en geeft inzicht of verandering enige kans van slagen heeft. Deze formule is eenvoudig toe te passen, zonder dat je een diepgaand onderzoek hoeft te doen. Ik gebruik hem altijd als ik als projectleider voor een bepaald probleem sta. De formule geeft inzicht en vergroot het bewustzijn.
D x V x F > R
D = Dissatisfaction/onvrede/frustratie over de huidige gang van zaken.
V = Visie op wat mogelijk is in de (verre) toekomst.
F = First steps/eerste stappen die je kunt nemen om deze visie te realiseren.
R = Resistance/weerstand tegen verandering
D – Dissatisfaction
Frustratie/onvrede
Ik zei het al: mensen houden niet van verandering en de meeste mensen zijn pas bereid te veranderen als de situatie hen werkelijk (langdurig) frustreert.
De D staat voor de frustratie van de huidige situatie. Hoe groter de frustratie, hoe groter de bereidheid om te veranderen. Is de frustratiegraad laag? Dan is de motivatie om te veranderen klein.
Veel onvrede is goed voor succesvolle verandering!
V – Vision
Visie op wat mogelijk is
Laten we aannemen dat er onvrede en frustratie zijn en dat medewerkers niet blij zijn met de huidige werkwijze. Dan moeten ze enthousiast worden over de mogelijkheden die in het verschiet liggen als ze meewerken aan een verandertraject. De toekomst (hoe ver of dichtbij ook) moet aantrekkelijk genoeg zijn om die frustratie om te zetten.
Het schetsen van toekomst kan op vele manieren; ik ben wel een voorstander van een ‘procestekening’. Daarnaast moet zoveel mogelijk onzekerheid worden weggenomen. Wat gaat er veranderen voor een afdeling en wat betekent het voor de medewerkers afzonderlijk? Een duidelijk beeld schetsen neemt onzekerheden weg en schept vertrouwen.
F – First steps
Eerste stappen die je kunt zetten om visie te realiseren
Oké, er is frustratie en de visie op de mogelijkheden ziet er goed uit. Succes verzekerd? Nee, helaas.
Als de weg erheen – de uitvoerbaarheid van de oplossing – niet aanlokkelijk is, zal je mensen lastiger in beweging krijgen.
Daarom zijn de eerste haalbare stappen belangrijk. Deze eerste succesvolle stappen overtuigen dat verandering gerealiseerd kan worden.
Aan bovenstaande factoren moeten punten worden toegekend: tussen 0 en 1. Ze moeten alle drie aanwezig zijn om de weerstand tegen verandering in een organisatie te overwinnen. Als één van de drie namelijk nul is, zal de uitkomst ook nul zijn. In dat geval is de weerstand groter dan de bereidheid te veranderen.
R – Resistance
Weerstand tegen verandering
D, V en F worden met elkaar vermenigvuldigd om vast te stellen of de weerstand is overwonnen.[D x V x F] > R
Wanneer de uitkomst hoger is dan de weerstand, dán is duurzame verandering mogelijk!
Om het succes van verandering te meten met deze formule, kun je hem het best toepassen in verschillende lagen van de organisatie. Toekenning van punten kan nogal verschillen per afdeling maar ook dat brengt inzicht in de situatie.
En zo voorspel je of verandering – de proces verbetering – succesvol wordt.
content: schrijven-en-schrappen.nl
Download pdf - zo voorspel je of een verandering succesvol wordt
