Procesverbetering is hot. Én noodzaak. Voortdurend veranderen klanteisen. Daar moet je als bedrijf op inspelen. Het leidt ook tot slimmere processen. Met minder moeite, meer resultaat. Klinkt goed toch? Maar hoe pak je een procesverbetering aan? Waar begin je? Wat voor hulpmiddelen zijn er? In de komende artikelen leg ik een aantal hulpmiddelen uit. Ik pas ze zelf ook toe. Voor mij werken ze prima!
Procesverbetering: kom in actie!
Iedere procesverbetering heeft te maken met verbeteracties. Acties die moeten leiden tot een verbetering van het huidige proces. In mijn werk komen ze vaak voort uit een Brown Paper Sessie (zie link). Actielijsten kom ik tegen in alle soorten en maten. Want het is natuurlijk wel handig om je verbeterpunten inzichtelijk te hebben. Inclusief de status, wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is, wanneer het klaar moet zijn,… Het is voor teams soms een heel gedoe om die acties bij te houden. En eigenlijk moet de focus niet liggen op het bijhouden van acties. De focus moet gericht zijn op resultaat en in actie te komen.
Hoe houd je zicht op je verbeteracties?
Vroeger deed ik dat in Excel, maar tegenwoordig gebruik ik Trello (https://trello.com/guide). Trello werkt super en simpel! Je vormt een team met je mede verbeteraars. Met dat team maak je een bord aan. Binnen dat bord werk je met lijsten. En op een lijst kun je kaarten (verbeteracties) aanmaken. Om eenvoudig te starten maak je drie lijsten aan: ’todo’ – ‘doing’ – ‘done’. Dat zijn de statussen voor een kaart. Iedere verbetering is een kaart en die plaats je bij ’todo’. Dat is je start van het daadwerkelijke verbeteren.
Begin klein, boek resultaat en kweek vertrouwen
Het team is verantwoordelijk voor het resultaat. Zij bepalen gezamenlijk welke actie de eerste is. Die actie krijgt de status ‘doing’. Dit prioriteren kan lastig zijn voor het team. Zij moeten leren omgaan met de teamverantwoordelijkheid. Probeer de eerste actie die je doet klein te houden. Een kleine actie kan een snel resultaat hebben. Door het snel boeken van resultaat zal het vertrouwen van het team in eigen kunnen toenemen. Het team moet ervoor zorgen dat zij weinig (2-3) acties ‘doing’ hebben. Zij moeten echt focussen op in actie komen en resultaat halen. Het afmaken van een actie is cruciaal voor succes. En succes zorgt voor blije medewerkers en blije medewerkers zoeken meer succes.
Verbeteren is teamwork
Als je snel wilt gaan, ga alleen. Als je ver wilt komen, ga samen. Continu verbeteren is samen ver komen. Dat vraagt om teamwork. Ook het teamwork zelf moet je blijvend verbeteren. Evalueer je aanpak regelmatig en scherp je samenwerking aan. Leer van elkaar!
Hoe werkt een verbeterteam?
In 1 van mijn opdrachten heb ik met een echt verbeterteam gewerkt. Een expert vanuit iedere afdeling die het leuk vond om zich bezig te houden met het verbeteren van processen. In het begin onwennig, maar na verloop van tijd enthousiast en gedreven. Met de focus op resultaat. Het is een mooi gezicht om zo’n team te zien groeien. Vergeet echter niet dat het management dit verbeterteam een zeer warm hart toedroeg. Zonder steun, zonder sponsor, is dit niet mogelijk. Management moet de focus op verbetering hebben!
