Procesverbetering is hot. Én noodzaak. Voortdurend veranderen klanteisen. Daar moet je als bedrijf op inspelen. Het leidt ook tot slimmere processen. Met minder moeite, meer resultaat. Klinkt goed toch? Maar hoe pak je een procesverbetering aan? Waar begin je? Wat voor hulpmiddelen zijn er? In de komende artikelen leg ik een aantal hulpmiddelen uit. Ik pas ze zelf ook toe. Voor mij werken ze prima!
Procesverbetering: start vanuit het nu
Procesverbetering begint bij weten hoe het huidige proces verloopt. Simpel gezegd, je kunt niet verbeteren als je niet weet hoe het loopt. En verbazend genoeg zijn er niet veel mensen die het hele proces kennen. Processen verlopen horizontaal door de verticale afdelingen heen. Vaak zijn er geen procesverantwoordelijken, maar afdelingsverantwoordelijken.
Hoe leg je een proces vast – brown paper
Als je een bepaald proces wil verbeteren, dan start je met het vastleggen ervan. Definieer eerst het proces wat je wil gaan beschrijven en nodig de mensen uit die in dat proces een bepaalde rol of verantwoordelijkheid hebben. Neem ruim de tijd en zoek een ruimte waar je niet wordt gestoord. Zorg dat er een muur is, waar je je brown paper aan op kunt hangen. Verder heb je nodig: post-it in verschillende kleuren, een aantal stiften en een paar lege a-4tjes.
Welke elementen heeft een proces?
Nu is het de kunst om je proces met post-it op de brown paper te plakken in de volgorde van het proces. Ik gebruik de volgende onderdelen:
|
|
|
|
|
|
Zorg er wel voor dat ieder onderdeel een eigen kleur post-it heeft.
Inzicht in knelpunten
Tijdens het maken van de brown paper ontstaan “vanzelf” de knelpunten in het proces. Zorg dat je een afwijkende kleur post-it hebt! Rood werkt natuurlijk het beste;-) Je zult verbaasd staan aan het einde van de sessie over de hoeveelheid verbeterpunten. Een brown paper samen maken zorgt voor inzicht, maar ook zeker voor gedeelde verantwoordelijkheid. Je bent gestart met het bewust maken van het huidig proces, inclusief de verbeterpunten.
Hoe werk je een brown paper uit?
Niet! De brown paper is een middel van waaruit je blijft werken. Post-its kunnen verhangen worden als dat nodig is. De leden zien de brown paper als hun eigendom. En dit werkt aanstekelijk naar andere teams! Laat je brown paper altijd hangen dus! De actiepunten werk je wel uit, daar heb ik nog wel wat ideeën over:-)
Begeleiden of meedoen?
Over het algemeen heeft een sessie een begeleider nodig. Iemand die faciliteert, die taken verdeelt, die in de gaten houdt dat ieder zijn inbreng heeft en die vooral niet zelf plakt. Hij moet zorgen voor een dynamische sessie en dat is een kunst op zich.
Brown paper moeilijk?
Nou, echt moeilijk is het niet. Het vraagt wel even wat ervaring en ongetraind zou ik het niet aanraden. Ik heb zelf een training gevolgd ‘Zelf een Bronw Paper Sessie begeleiden’ en heb er de afgelopen jaren flink wat gedaan. Als je het eenmaal door hebt, dan is het een relatief simpele methode om te starten met het verbeteren van je proces.
Succes!
