ERP selectie stappenplanEen ERP selectie stappenplan is nodig om succesvol een ERP pakketselectie af te ronden. ERP software is duur, implementatiekosten zijn hoog en ERP projecten lopen niet altijd volgens plan. Door de veelheid aan leveranciers is het selectietraject niet eenvoudig. ERP implementatie kan het beste gezien worden als een organisatieverandering waarbij de mens de kritieke succesfactor is.

ERP selectie stappenplan

Een ERP selectie stappenplan vergt een aantal bewuste volgordelijke stappen. Naast het uitvoeren van de stappen is het van belang dat deze genomen worden met behulp van zoveel mogelijk medewerkers. Dit om het draagvlak zoveel mogelijk vanaf het begin te creëren. Een ERP implementatie moet een gedragen oplossing zijn.

 

Stap 1 – Het waarom van de verandering en doelstelling

Een ERP selectie en/of implementatie begint, zoals iedere verbetering, bij bewustwording. Zijn mensen zich niet bewust van hun gedrag, hun prestatie, hun invloed, hun rol, vergeet het dan maar. Leg het waarom uit! Daarnaast moet de te bereiken doelstelling worden vastgelegd en bepaald. Deze doelstelling kan voortkomen uit knelpunten of uit een groeiwens, uit het oogpunt van kostenbenadering of bijvoorbeeld uit het verhogen van betrouwbaarheid.

Stap 2 – Het bepalen van de scope

Het bepalen van de scope heeft te maken met het afbakenen – welke (deel)processen van het bedrijf worden betrokken bij de ERP implementatie?

Stap 3 – Procesbeschrijving

Het huidige proces wordt vastgelegd in stroomschema’s en procesbeschrijvingen. Dit dienst als uitgangspunt – dit is de basis die geautomatiseerd moet worden. Dit document heet de ‘Blauwdruk’ (procesbeschrijving, taken en verantwoordelijkheden).

Stap 4 – Bepalen van eisen en wensen – MoSCoW

Vanuit de huidige structuur, systeem en proces (stap 3) worden ‘bedrijfseisen en gebruikerswensen’ gericht op de toekomst opgesteld. Deze zijn van belang om te kunnen bepalen welke ERP systemen in aanmerking komen voor het selectieproces. Hierbij wordt stap 1 zeker meegenomen!

Stap 5 – Leveranciers benaderen

Op basis van de voorgaande stappen worden een aantal pakketten en/of leveranciers benaderd. Na een korte selectie blijven er minimaal 2 en maximaal 4 ERP systemen over.

Stap 6 – De ERP Selectie

In deze fase presenteren leveranciers zichzelf en hun ERP systemen aan het projectteam. Zij doen dit aan de hand van een door de opdrachtgever opgestelde business case. De leverancier wordt beoordeeld door het invullen van een scorecard. Naast deze workshops worden er referentie bezoeken gedaan. Er wordt een principekeuze gemaakt voor 1 ERP pakket.

Stap 7 – De leverancier

Met de voorkeursleverancier worden afspraken gemaakt over de implementatie. Er wordt een prijs afgesproken, maar ook een projectplanning opgesteld. Wees er zeker van dat de relatie met de leverancier goed is en blijft. Ga voor een partner! Indien de contracten getekend zijn, vier het succes!